添付状の基礎知識

【添付状とは】

添付状とは、転職活動の際に、履歴書・職務経歴書などとともに送付し、『応募書類を送付しますのでご覧下さい』という挨拶文のことです。通常、ビジネス文書を送る際、メインとなる文書のほかに、添付状やあいさつ文を一緒に送りますが、転職活動の際にその働きをするのが添付状です。

ファックスを送る際でも、発信者の氏名、連絡先や氏名を記した添付状と共に送ります。同様に、採用試験の応募書類にも履歴書と職務経歴書のほかに添付状をつけるのがビジネスマナーにもかなっている。募集要項での必要提出書類欄には記載されていないのが一般的ですが、添付状とともに必要書類を出すようにしましょう。


【添付状の書き方のポイント】

添付状を書くにあたって気をつけるべきポイントとしてまず始めに、添付状は長々と書くことないように、なるべく短く、簡潔にするよう心がけましょう。スキルや環境にもよりますが、もし可能であるならば、職務経歴書と同じように、手書きで作成するよりもワードなどパソコンで作成するほうがよいでしょう。

それでも、一部保守的な会社の場合は、手紙(添付状も手紙の一種です)は絶対に手書きで作成するべきと思っていることころもあるようですので、会社を見て判断するべきでしょう。

以下に、添付状を書くに当たっての様式を挙げておきますので一般的な書式で添付状作成しましょう。

添付状大きさは職務経歴書の大きさに揃える。A4判が最も一般的なサイズです。基本的に盛り込む内容として以下の内容が一般的です。

  1. 【日付】:届け方によって多少異なります。郵送などで送付する際はポスト投函日を、手渡す場合は手渡す日を記載します。履歴書の日付と同日となるように注意しましょう。
  2. 【宛名】:相手先の企業の社名、部署、担当者名を記載する。
  3. 【住所氏名】:自分の住所氏名を記載します。
  4. 【表題】:「応募のお願い」などと、一目で何のための書類なのかわかるようにする。
  5. 【頭語】:文頭は、拝啓 から始める。特に丁寧に書く場合、謹啓とする場合もある。
  6. 【前文】:拝啓の次は「貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます」のような前文を入れる。
  7. 【応募の意思】:○月△日発行の求人情報誌に記載された貴社の求人広告を拝見して応募いたしました。などのように、何の媒体を見て応募したのか、誰の紹介なのかを明記する。企業側としても、複数のポジションで採用しているのでどのポジションで応募したのかも記入します。
  8. 【自己紹介】:今までの職歴を紹介しながら、自分の能力、知識、実績、キャリアなどをアピールします。職務経歴書や履歴書のように長く書くスペースはなく、また、そのようなことを書く性質のものではないので、最もアピールしたいことを書くにとどめる。
  9. 【志望動機】:応募した企業の魅力を感じた点、応募した理由などを具体的に書く。採用担当者を納得させるには「よく企業研究をしている」と思わせることが必要となる。
  10. 【面接のお願い】:面接試験を受けさせてもらえるように相手先企業に依頼する。このとき、いっしょに連絡先を記載しておくと親切でしょう。
  11. 【末文】:最後に「まずは取り急ぎお願いまで」「なにとぞよろしくお願い申し上げます」のような文を末文として入れる